Microsoft Teams là một trong những ứng dụng làm việc nhóm rất phổ biến trên nhiều quốc gia và các doanh nghiệp. Từ năm 2018, nhà sản xuất đã phát hành phiên bản Teams miễn phí nhưng một số tính năng nhất định yêu cầu phải trả phí. Tuy nhiên bắt đầu từ tháng 3/2020, Microsoft quyết định sẽ miễn phí hoàn toàn ứng dụng Teams, giúp người dùng trải nghiệm ứng dụng tốt hơn. Thời hạn miễn phí sử dụng các tính năng trả phí là 6 tháng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách thiết lập Microsoft Teams để làm việc nhóm.
1. Hướng dẫn thiết lập Microsoft Teams
Bước 1:
Trước hết chúng ta truy cập link dưới đây để vào trang tải công cụ Microsoft Teams, đăng nhập tài khoản Microsoft cá nhân của bạn.
https://teams.microsoft.com/_
Sau khi đã đăng nhập thành công bạn nhấn Get the Windows app để tải phần mềm xuống máy tính, hoặc tùy theo hệ điều hành đang sử dụng. Hoặc nhấn Use the web app instead để sử dụng phiên bản Microsoft Teams online. Các bước tạo tài khoản cũng tương tự như bên dưới.
Bước 2:
Khởi động phần mềm và lúc này bạn cũng được yêu cầu nhập tài khoản Microsoft, nhấn Sign in để tiếp tục.
Bước 3:
Tiếp đến nhấn Sign Up For Teams để tiến hành thiết lập cho nhóm làm việc của bạn. Một trang web mới hiển thị để bạn lựa chọn. Tại đây nếu người dùng đã có nhóm làm việc thì nhấn Sign in, chưa có nhóm thì tiến hành thành lập nhóm, nhấn Sign Up For Free.
Điền địa chỉ email cá nhân rồi nhấn Next để tiếp tục.
Bước 4:
Nhập đầy đủ thông tin tên bạn và tên công ty, sau đó nhấn Set Up Teams để tạo nhóm làm việc mới.
Kết quả chúng ta đã tạo nhóm làm việc trên Microsoft Teams thành công. Mỗi một nhóm làm việc sẽ có link nhóm. Người dùng gửi link nhóm này tới các thành viên khác.
Khi có người muốn tham gia vào nhóm làm việc thì bạn sẽ nhận được email, nhấn Accept để đồng ý.
Bước 5:
Trong giao diện của Microsoft Teams bạn sẽ thấy các mục quản lý hiển thị thông qua thanh dọc ngoài cùng bên trái.
- Activity: Hiển thị mọi thông báo liên quan tới bạn.
- Chat: Nhắn tin với những thành viên khác.
- Teams: Làm việc nhóm.
- Call: Gọi điện cho các thành viên.
- Files: Files tải lên và chia sẻ với mọi thành viên.
Bước 6:
Trong mục Teams sẽ có các biểu tượng hỗ trợ liên lạc nhóm, trong đó có biểu tượng Meet now để tổ chức cuộc họp trực tuyến dạng video. Khi đó các thành viên trong nhóm sẽ tham gia cuộc họp do bạn tổ chức.
Bước 7:
Mục Call để quản lý các cuộc gọi thoại tới bất kỳ thành viên nào. Có thể gọi điện cho 1 thành viên hoặc tạo nhóm để gọi thoại tới nhiều người.
Nhìn chung thì cách sử dụng Microsoft Teams làm việc nhóm rất đơn giản.
2. Cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams
Khi các thầy cô làm việc trên Microsoft Teams thì có thể chia sẻ màn hình máy tính hay nhiều loại màn hình khác, bao gồm chia sẻ slide PowerPoint để học sinh theo dõi trực tiếp bài thuyết trình mà thầy cô giảng, hoặc với những bài thuyết trình sẵn có.
1. Chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams PC
Bước 1:
Trong giao diện cuộc gọi nhóm chúng ta nhấn vào biểu tượng share để lựa chọn chia sẻ màn hình.
Bước 2:
Lúc này hiển thị rất nhiều màn hình khác nhau và được Microsoft Teams chia thành từng nhóm cụ thể. Bạn chọn 1 màn hình để chia sẻ tới các học sinh. Với slide thuyết trình chúng ta có thể mở sẵn trên thiết bị để lựa chọn thành 1 màn hình riêng khi khi muốn chia sẻ.
Bước 3:
Lúc này màn hình mà bạn chọn chia sẻ đã được chuyển sang thiết bị của học sinh, đồng thời tại màn hình chia sẻ sẽ có thanh công cụ ở bên trên như hình dưới đây.
Bước 4:
Màn hình gọi video được chuyển xuống phía dưới để chúng ta vẫn có thể nhìn thấy được học sinh của mình. Các thầy cô thực hiện mọi thao tác trên màn hình thì các em học sinh đều nhìn thấy được. Để dừng chia sẻ nhấn biểu tượng share dấu x. Những màn hình chia sẻ khác chúng ta thực hiện tương tự.
Bước 5:
Trong trường hợp bạn muốn mở trực tiếp slide PowerPoint trên Microsoft Teams để chia sẻ thì nhấn Browse rồi chọn Upload from my computer.
Lúc này hiển thị thư mục trên máy tính để bạn chọn lựa slide thuyết trình đã hoàn thành để chia sẻ màn hình.
Nếu chia sẻ slide kiểu này thì học sinh tham gia có thể tự ý di chuyển slide mà thầy cô không biết. Để hạn chế việc học sinh điều chỉnh trình chiếu slide, bạn nhấn vào biểu tượng mắt tại Stop presenting. Cuối cùng thì thấy cô chỉ việc trình chiếu slide để học sinh theo dõi.
2. Cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams điện thoại
Bước 1:
Tại giao diện cuộc gọi trên điện thoại chúng ta nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm rồi chọn tiếp Chia sẻ trong danh sách hiển thị.
Bước 2:
Lúc này hiển thị các tùy chọn để bạn chọn lựa chia sẻ màn hình trên Teams điện thoại. Với chia sẻ ảnh hay video sẽ chọn ảnh, video tạo trực tiếp hay có sẵn trong album.
Nếu chia sẻ file PowerPoint sẽ liên kết tới dịch vụ lưu trữ OneDrive để bạn chọn file muốn chia sẻ.
